Politique de Confidentialite

1. Qui sommes-nous ?

La societe Groovit SPRL, dont le siege social est situe en Belgique, est responsable du traitement des donnees personnelles collectees dans le cadre de la plateforme HealthCall et de ses services associes.

Responsable de traitement
Groovit SPRL
Email : info@groovit.be
Site : provisioning.groovit.be

Cette politique s'applique aux services suivants :

HealthCall — plateforme de gestion des etablissements de soins (telephonie, geolocalisation, appels infirmiers, TV, domotique, ticketing)
Portail d'authentification — gestion des comptes utilisateurs et des acces
Accueil telephonique automatise — assistant vocal pour les maisons de repos
Controle d'acces — gestion des acces physiques aux batiments
RDV Link — gestion des rendez-vous et comptes-rendus

2. Quelles donnees collectons-nous ?

2.1 Donnees des utilisateurs de la plateforme

Categorie	Donnees	Finalite
Identite	Nom, prenom, fonction, entreprise	Identification et gestion des acces
Contact	Adresse email, numero de telephone	Authentification, notifications
Connexion	Adresse IP, type de navigateur, date et heure de connexion	Securite, prevention des fraudes
Photo de profil	Image (optionnelle)	Personnalisation du compte

2.2 Donnees des residents

Categorie	Donnees	Finalite
Identite	Nom, prenom, genre, langue, date de naissance	Identification au sein de l'etablissement
Localisation	Chambre, lit, etage, service	Gestion de l'hebergement
Photo	Photo du resident	Identification visuelle
Geolocalisation	Position dans l'etablissement via balises BLE	Securite et bien-etre des residents
Telephonie	Numeros des proches, preferences d'appel	Communication avec les familles

2.3 Donnees du personnel des etablissements

Categorie	Donnees	Finalite
Identite	Nom, prenom, departement, role	Gestion du personnel
Contact	Email, telephone	Communication professionnelle
Acces	Numero de badge	Controle d'acces aux batiments

2.4 Donnees telephoniques

Categorie	Donnees	Finalite
Journaux d'appels	Numeros appelant/appele, duree, horodatage	Gestion de la telephonie
Enregistrements	Enregistrements audio des appels (si active)	Qualite de service, formation
Conversations Callbot	Transcription des echanges avec l'assistant vocal	Traitement automatise des appels

            Appels avec l'assistant vocal : Lorsque vous appelez un etablissement equipe de notre assistant vocal, votre appel peut etre enregistre et transcrit afin d'assurer l'identification et le transfert de votre appel. Vous en etes informe au debut de la conversation et pouvez demander la suppression de ces donnees a tout moment.
        

2.5 Photos familiales (service TV)

Les familles des residents peuvent telecharger des photos personnelles pour affichage sur la television de la chambre du resident. Ces photos font l'objet d'une moderation automatisee avant publication.

3. Sur quelle base legale traitons-nous vos donnees ?

Traitement	Base legale
Gestion des comptes utilisateurs	Execution du contrat (Art. 6.1.b RGPD)
Gestion des residents et du personnel	Execution du contrat d'hebergement / de travail (Art. 6.1.b)
Securite et journalisation des acces	Interet legitime (Art. 6.1.f) — securite des systemes d'information
Geolocalisation des residents	Interet vital (Art. 6.1.d) — securite des personnes vulnerables
Enregistrement des appels (callbot)	Consentement (Art. 6.1.a) — information fournie en debut d'appel
Photos familiales	Consentement (Art. 6.1.a) — telechargement volontaire
Telephonie (journaux d'appels)	Interet legitime (Art. 6.1.f) — gestion des communications

4. Combien de temps conservons-nous vos donnees ?

Donnees	Duree de conservation
Compte utilisateur	Duree de la relation contractuelle + 5 ans
Donnees des residents	Duree du sejour + 5 ans
Donnees du personnel	Duree du contrat + 5 ans
Journaux d'appels (CDR)	1 an
Enregistrements telephoniques	90 jours
Conversations de l'assistant vocal	90 jours
Positions de geolocalisation	7 jours
Journaux d'audit	1 an
Sessions de connexion	90 jours
Logs techniques (serveur web)	14 jours
Photos familiales	Jusqu'au retrait du consentement ou fin du sejour

A l'expiration de ces delais, les donnees sont automatiquement supprimees ou anonymisees.

5. Avec qui partageons-nous vos donnees ?

Vos donnees personnelles ne sont jamais vendues a des tiers. Elles peuvent etre partagees avec les categories de destinataires suivantes :

5.1 Au sein de l'etablissement

Personnel soignant et administratif de l'etablissement, dans la limite de leurs attributions

5.2 Sous-traitants techniques

Nous faisons appel a des prestataires techniques pour le fonctionnement de nos services. Chaque sous-traitant est lie par un accord de traitement des donnees (DPA) conforme a l'Article 28 du RGPD.

Prestataire	Service	Localisation	Donnees concernees
Brevo (Sendinblue)	Envoi d'emails	Union europeenne	Adresses email
Anthropic	Intelligence artificielle (assistant vocal, moderation)	Etats-Unis*	Transcriptions d'appels, photos
ElevenLabs	Reconnaissance et synthese vocale	Etats-Unis*	Audio des appels
Google	Calendrier, email	Etats-Unis*	Evenements de calendrier
Cloudflare	Protection anti-robots (CAPTCHA)	Etats-Unis*	Adresse IP
Sellsy	Gestion commerciale (CRM)	France	Contacts professionnels

            * Transferts hors Union europeenne : Pour les prestataires situes aux Etats-Unis, nous mettons en place des garanties appropriees conformement aux Articles 44 a 49 du RGPD, notamment les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission europeenne et/ou l'adhesion du prestataire au EU-US Data Privacy Framework.
        

5.3 Autorites

Vos donnees peuvent etre communiquees aux autorites competentes en cas d'obligation legale.

6. Comment protegeons-nous vos donnees ?

Nous mettons en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriees pour garantir la securite de vos donnees :

Chiffrement en transit : Toutes les communications sont protegees par TLS 1.2/1.3 (HTTPS)
Chiffrement au repos : Les donnees sensibles (noms, coordonnees, notes) sont chiffrees en base de donnees par chiffrement de champ AES-256-GCM
Authentification renforcee : Verification en deux etapes par email, verrouillage apres tentatives echouees, geo-blocage, CAPTCHA Cloudflare Turnstile
Mots de passe : Stockes sous forme de hash irreversible (bcrypt)
Controle d'acces : Gestion des roles (super-administrateur, administrateur, client) et des permissions par etablissement et par application
Journalisation : Toutes les operations sur les donnees sont tracees dans des journaux d'audit conserves 1 an, avec caviarbage automatique des champs sensibles
Protection web : Limitation du nombre de requetes, en-tetes de securite, protection CSRF
Acces restreint : L'acces aux systemes est limite au personnel autorise
Gestion des secrets : Les cles et identifiants de service sont geres via un gestionnaire de secrets centralise

7. Quels sont vos droits ?

Conformement au Reglement General sur la Protection des Donnees (RGPD), vous disposez des droits suivants :

Droit	Description
Droit d'acces (Art. 15)	Obtenir la confirmation que vos donnees sont traitees et en recevoir une copie
Droit de rectification (Art. 16)	Faire corriger des donnees inexactes ou incompletes
Droit a l'effacement (Art. 17)	Demander la suppression de vos donnees, sous reserve des obligations legales de conservation
Droit a la limitation (Art. 18)	Demander la suspension du traitement de vos donnees
Droit a la portabilite (Art. 20)	Recevoir vos donnees dans un format structure et lisible par machine
Droit d'opposition (Art. 21)	Vous opposer au traitement de vos donnees fonde sur l'interet legitime
Retrait du consentement (Art. 7.3)	Retirer votre consentement a tout moment (enregistrements vocaux, photos familiales)

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l'un de ces droits, adressez votre demande par email a :

info@groovit.be

Merci de preciser votre identite et le droit que vous souhaitez exercer. Nous nous engageons a vous repondre dans un delai de 30 jours.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectes, vous pouvez introduire une reclamation aupres de :

Autorite de Protection des Donnees (APD)
Rue de la Presse 35 — 1000 Bruxelles
www.autoriteprotectiondonnees.be
Email : contact@apd-gba.be

            Portabilite des donnees : Conformement a l'Article 20, vous pouvez demander l'export de l'ensemble de vos donnees personnelles dans un format structure et lisible par machine (JSON). Cette fonctionnalite est directement accessible pour les utilisateurs de la plateforme.
        

8. Cookies et technologies similaires

Nos applications utilisent des cookies strictement necessaires au fonctionnement du service :

Cookie	Finalite	Duree	Type	Protection
hc_auth_access	Jeton d'authentification	1 heure	Essentiel	httpOnly, Secure, SameSite=Lax
hc_auth_refresh	Renouvellement de session	7 jours	Essentiel	httpOnly, Secure, SameSite=Lax
connect.sid	Session applicative (RDV Link)	24 heures	Essentiel	httpOnly, Secure, SameSite=Lax

Ces cookies sont strictement necessaires au fonctionnement de la plateforme et ne necessitent pas de consentement prealable. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire, de tracking ou d'analyse.

Des preferences de theme et de langue sont stockees localement dans votre navigateur (localStorage) et ne sont jamais transmises a nos serveurs.

9. Decisions automatisees

Notre assistant vocal utilise l'intelligence artificielle pour :

Identifier l'appelant et le motif de l'appel
Orienter l'appel vers le bon interlocuteur
Moderer les photos familiales telechargees

Ces traitements automatises n'ont pas d'effet juridique ou significatif sur les personnes concernees. Un operateur humain peut toujours etre sollicite. Vous pouvez contester une decision automatisee en nous contactant a info@groovit.be.

10. Donnees des mineurs

Nos services ne s'adressent pas directement aux mineurs. Les photos familiales impliquant des mineurs sont telechargees sous la responsabilite du parent ou du representant legal du resident.

11. Modifications de cette politique

Nous nous reservons le droit de modifier cette politique de confidentialite. En cas de modification substantielle, les utilisateurs de la plateforme en seront informes par notification. La date de derniere mise a jour est indiquee en haut de ce document.